ION RENT - Kölcsönzés - Felhasználói leírás

Nyomtatóbarát változatPDF letöltés


1 Általános tudnivalók a program használatáról

A ION rendszerek használatával kapcsolatos általános információkat az alábbi linkre kattintva érhetik el:
Általános tudnivalók a program használatáról


2 Első használatba vétel, törzsadatok megadása


2.1 Saját cégadatok megadása

Első használatba vételkor a Törzsadatok/Saját cég menüben meg kell adni a saját cég adatokat. Lehetőség van céglogó feltöltésére is.


2.2 Partnerek törzsadatai

Miután a Törzsadatok -ra kattintva lenyitotta a menüt, a partnerek törzsadatainak megadásához kattintson a Partnerek menüpontra. Új partner felviteléhez kattintson az Új (Ins) gombra. Ekkor az alábbi beviteli felület jelenik meg:

Adja meg a partner nevét, kódját jelölje be állapotát és státuszát. Új partner esetén alapértelmezett az aktív státusz. Passzív partnerek adatai nem jelennek meg a bizonylati műveletek kiválasztó listáiban, így passzív partnernek nem készíthető bizonylat (pl. kölcsönző jegy).
Kedvezmény megadása
Az itt megadott kedvezményszázalékokat kölcsönzés esetén veszi figyelembe a rendszer. A megadott százalékok értékével csökkenti az eszközöknél és szolgáltatásoknál megadott árat. Ha nem ad meg kedvezményt az 0%-os kedvezménynek felel meg.
Az adatok rögzítéséhez kattintson a Létrehoz (F2) gombra.


2.2.1 Partner címek kezelése

A partner alapadatainak rögzítése után korlátlan mennyiségű címet rendelhet egy partnerhez.
A Partnerek fülön válassza ki a Címek alfület. Új cím felviteléhez kattintson az Új (Ins) gombra.

Válassza ki a típust, mely megadja a cím használatát. Írja be a cím adatokat, és vá-lassza ki az országot. Az országok listája bővíthető (használatát lásd: Legördülő listák használata)
Az adatok rögzítéséhez kattintson a Létrehoz (F2) gombra.

A címlistából kiválasztott sort a Töröl gombra kattintva és a megerősítő kérdést jóváhagyva törölheti. A törlés végleges, visszavonásra nincs lehetőség.
A címlistából kiválasztott sort a Másol gombra kattintva lemásolhatja, és másolás után szerkesztheti. A másolás funkció segíti a hasonló címek rögzítését.


2.2.2 Kapcsolattartók kezelése

A partner alapadatainak rögzítése után korlátlan mennyiségű kapcsolattartót rendelhet egy partnerhez.
Partnerek fülön válassza ki a Kapcsolat alfület. Új cím felviteléhez kattintson az Új (Ins) gombra.

Írja be a szükséges adatokat. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Létrehoz (F2) gombra.

A kapcsolattartó listából kiválasztott sort a Töröl gombra kattintva és a megerősítő kérdést jóváhagyva törölheti. A törlés végleges visszavonásra nincs lehetőség.



2.3 Eszközök törzsadatai

Az eszközök törzsadatainak megadása történhet egyedileg és csoportos feltöltéssel.

2.3.1 Eszközök törzsadatainak megadása, szerkesztése egyedileg

Válassza ki az Eszközök menüt a főmenüből. A megnyíló Eszközök fülön új eszköz felviteléhez kattintson az Új (Ins) gombra.

Töltse ki a cikkszám, sorszám (vonalkód), megnevezés mezőket.
Válassza ki a kategóriát és a származást. Ezek a listák bővíthetők (használatát lásd: Legördülő listák használata).
Jelölje be a státuszokat. Csak aktív eszköz vehet részt kölcsönzési folyamatban. Egyedi (egyedileg azonosított)eszköz darabszáma csak egy lehet, így biztosított a rendszerben a konkrét eszköz nyomon követhetősége.


2.3.1.1 Kiegészítő adatok megadása

Az Eszközök fülön válassza ki a alfület.

Írja be a „Gyáriszám”-ot, mely az egyedileg nyilvántartott termékek gyártási sorozat számának tárolására szolgál.
A mennyiségi egység (ME) kiválasztással adhatja meg a nyilvántartási mennyiségi egységet. (használatát lásd: Legördülő listák használata.)
Írja be, vagy a naptárból jelölje ki a beszerzés dátumát. ( A dátum megadását lásd: Dátum megadása.)
A hiperlink megadása lehetőséget ad arra, hogy az eszközhöz tartozó WEB oldal elérhetőségét megadja (pl. gyártói termékoldal). Ha van elmentett hiperlink az megjelenik a beviteli mező alatt és rákattintva új böngésző lapon megnyílik a hivatkozott oldal.
Írja be a listaárat, mely a kölcsönzések díjának kiszámításához szolgál.
Írja be a beszerzési árat, mely tájékoztató adat.
Válassza ki az Áfa kódot. A kiválasztott Áfa kódot használja a rendszer a bruttó köl-csönzési díjak kiszámításához. (használatát lásd: Legördülő listák használata.)


2.3.1.2 Képfeltöltés eszközhöz

Az Eszközök fülön válassza ki a alfület.

A fényképek kezelésének leírását lásd: Kép.


2.3.1.3 Megjegyzés

Az Eszközök fülön válassza ki a alfület.

A beviteli mezőbe írja be a megjegyzést. A megjegyzést az eszköz adatok fölötti Módosít (F2) gomb megnyomásával rögzítheti. A megjegyzés tájékoztató jellegű adat.


2.3.1.4 Összetevők

Az Eszközök fülön válassza ki a alfület.
A rendszer képes szettek kezelésére. Ez azt jelenti, hogy egy „vezér eszközhöz” hozzárendelhető több másik eszköz és a kölcsönzések alkalmával a „vezér” eszköz kiválasztásával automatikusan kiválasztja a hozzá rendelt többi eszközt is. Az összetevők megadásával rendelheti hozzá a „vezér” eszközhöz a kapcsolódó eszközöket.

Új összetevő felviteléhez kattintson az Új (Ins) gombra. Válassza ki a legördülő listából a csatolni kívánt eszközt. Ha a kiválasztott eszköz nem egyedi, megjelenik egy beviteli mező, ahol megadhatja a mennyiséget.


2.3.1.5 Beépülés

Az Eszközök fülön válassza ki a alfület.
A listában látható, hogy a kiválasztott eszköz mely vezéreszközökhöz kapcsolódik.


2.3.2 Eszközök törzsadatainak megadása, szerkesztése csoportos feltöltéssel

Miután a Törzsadatok -ra kattintva lenyitotta a menüt, az eszközök adatainak csoportos feltöltéséhez kattintson az
Eszközök betöltése menüpontra.
A programból letölthet egy minta fájlt, ami megmutatja, milyen csoportosításban kell megadni a feltöltendő adatokat. A minta fájl letöltéséhez fülön kattintson a Minta fájl gombra.

Az adatokat tartalmazó minta fájl feltöltéséhez fülön kattintson a gombra.
A felugró ablakban válassza ki a betöltendő fájlt.

Sikeres feltöltés esetén a "Feltöltés kész." üzenet jelenik meg.
Ha nem Excel formátumú fájlt próbált feltölteni a "Csak xls kiterjesztésű fájl tölthető fel" hibaüzenetet fogja kapni. Töltse fel újra a minta fájt adatokkal és mentse el Excel formátumban, ez után próbálja meg újra a beolvasást.
Ha a feltöltendő fájl adatszerkezete (pl. oszlopnevek) nem a minta fájlnak megfelelőek, az első hibás adatra vonatkozó hibaüzenetet küld a rendszer. Ellenőrizze, hogy a feltöltendő fájl adatszerkezete megfelel-e a minta fájl adatszerkezetének. Javítsa az eltérést és próbálja meg újra a beolvasást.



3 Kölcsönzés


3.1 Új kölcsönzés

Új kölcsönzés indításához kattintson a főmenüben a az Új (Ins) gombra.

A legördülő listából válassza ki az ügyfelet. A címet az ION Rent automatikusan feltölti a kiválasztott ügyfél szállítási címével. Ha az automatikusan kiválasztott cím nem megfelelő, válasszon másikat a legördülő listából. Ha nem találja a megfelelő címet, az ügyféladatokat bővítse az új címmel.
Az "Elvitte:" mezőbe kiválaszthatja az ügyfélnél megadott kapcsolattartók valamelyikét. Ha nem találja a megfelelő kapcsolattartót, az ügyféladatokat bővítse az új kapcsolattartóval.
A kölcsönzési időszak kezdetére a program automatikusan beírja a napi dátumot. Ha más időpontra kíván kölcsönzést indítani, adjon meg más jövőbeni időpontot. Adja meg a kölcsönzési időszak záró dátumát.
Az adatok rögzítéséhez kattintson a Létrehoz (F2) gombra.

Új eszköz hozzáadásához kattintson az alfülön az Új (Ins) gombra.

Az eszköz kiválasztásához olvassa le, vagy íja be az eszköz vonalkódját a "Vonalkód:" mezőbe, vagy válaszza ki az eszközt a legördülő listából.
Ha szükséges az "M.:" mezőbe írhat megjegyzést. A kölcsönzési napok száma a beállított kezdő és végdátum alapján számolódik, de szükségesetén más értéket is megadhat. Egyedileg azonosított eszköz esetén a mennyiség mindig egy, tömeg eszközök esetén adja meg a ténylegesen kölcsönzött mennyiséget. A listaárat és a kedvezményt is a törzsadatoknál megadott értékekkel tölti föl a rendszer, de szükség esetén mindkettő módosítható.
Az adatok rögzítéséhez kattintson a Létrehoz (F2) gombra.

A beviteli rész alatti listában láthatja a kölcsönzéshez felvitt tételeket.

A tévesen felvitt tételek törléséhez kattintson a gombra.
A megerősítő kérdés jóváhagyása után a tétel visszavonhatatlanul törlődik!


3.1.1 Ellenőrzés

Az ellenőrzés funkcióval nézheti meg, hogy a kiválasztott eszközök a megadott időszakban kölcsönözhetők-e, azaz nem ütköznek-e már megadott kölcsönzéssel, vagy foglalással. Ha ütközést talál a rendszer pirosra váltja az érintett eszköz sorának színét, és a "Hibaszöveg" mezőbe megadja az ütközés okát. Csak egyedileg azonosított eszközök ütközését vizsgálja a rendszer!

Az ellenőrzés indításához kattintson a Ellenőriz gombra.


3.1.2 Foglalás

A fent leírt módon létrehozott új kölcsönzések státusza a létrehozáskor tervezett. A tervezett státuszú tételek nem foglalják le a bennük szereplő eszközöket.

Az ellenőrzés indításához kattintson a Lefoglal gombra. Ha jóváhagyta a megerősítő kérdést, a kölcsönzés státusza foglaltra változik.

Csak egyedileg azonosított eszközöket foglal le a rendszer!


3.1.3 Törlés

A tévesen felvitt, vagy érdektelenné vált tervezett, vagy foglalt státuszú kölcsönzést törölheti. A törléshez kattintson
a gombra.
A megerősítő kérdés jóváhagyása után a kölcsönzés visszavonhatatlanul törlődik!


3.1.4 Kölcsönzés indítása

A kölcsönzés indításához kattintson az Indít gombra. Ha jóváhagyta a megerősítő kérdést, a rendszer kinyomtatja a kölcsönzési jegyet és a kölcsönzés státusza aktívra változik.



3.2 Kölcsönzés lezárása

A kölcsönzés lezárható egy lépésben, vagy tételenként, vagy tételenként vonalkód megadással.
Ha minden tételt hiánytalanul visszahoztak kattintson a Visszahozták az összes eszközt gombra.

Ha a kölcsönzés tételeit (eszközeit) egyenként szeretné visszavenni, válassza ki az eszköz sorát és kattintson a Visszahozták gombra.

A kölcsönzés tételeit visszaveheti az eszközök vonalkódjának leolvasásával is. Ehhez válassza ki a alfület és kattintson az Új (Ins) gombra. A beviteli mezőbe olvassa be ( vagy írja be) az eszköz vonalkódját. Ha szükséges válassza ki, hogy ki hozta vissza az eszközt. Nemlétező, vagy a kölcsönzésben nem szereplő vonalkód megadása esetén az eszközök listájában egy hibaüzenet sor jelenik meg.

Ha minden eszköz vissza érkezett a kölcsönzés lezárásához kattintson a gombra.



4 Az alap fül

Az alap fülön megjelenő lista tartalmazza a le nem zárt kölcsönzéseket. A kölcsönzések színe az aktuális státuszuktól függ. Dupla kattintással meg tudja nyitni a kívánt kölcsönzést.
Az új gomb kivételével a funkció gombok megnyomásával a kiválasztott kölcsönzésen hajthatja végre a megnyomott funkciót. Az új gomb új kölcsönzést indít.


5 Kölcsönzés státusza

A kölcsönzéseknek hat féle státusza lehetséges.
1. Tervezett
Minden új kölcsönzés tervezett státusszal jön létre. A tervezett státuszú kölcsönzés nincs hatással a benne felsorolt egyedi eszközök foglaltságára.
2. Foglalt
A foglalt státuszú kölcsönzés más kölcsönzések számára nem teszi lehetővé a benne felsorolt egyedi eszközök kölcsönzését.
3. Aktív
Az elindított és a lejárat előtt legalább egy nappal előbbi kölcsönzések. Más kölcsönzések számára nem teszi lehetővé a benne felsorolt egyedi eszközök kölcsönzését.
4.Ma lejár
Az adott napon lejáró kölcsönzések. Más kölcsönzések számára nem teszi lehetővé a benne felsorolt egyedi eszközök kölcsönzését.
5. Lejárt
A megadott kölcsönzési idő végéig le nem zárt kölcsönzések. Más kölcsönzések számára nem teszi lehetővé a benne felsorolt egyedi eszközök kölcsönzését.
6. Lezárt
Azok a kölcsönzések, melyek minden tételét visszahozták, és ezután lezárták. A lezárt státuszú kölcsönzés nincs hatással a benne felsorolt egyedi eszközök foglaltságára.

A kívánt státuszú kölcsönzések listájának megnyitásához kattintson a menüben a státusz gombjára.



6 Kölcsönzési Áttekintő

A kölcsönzési áttekintő táblázat megnyitásához kattintson a menüben a Kölcsönzési áttekintő menüpontra, ekkor megnyílik a fül. A kölcsönzési áttekintő táblázat egy dinamikus naptár nézet, melyből láthatók a foglalt, vagy kölcsönzött státuszú eszközök és a hozzájuk tartozó érintett napok. Ha kiválaszt egy eszközt a felsorolásból, a táblázat alatt megjelenik az eszközt kölcsönző cég és a kölcsönzés azonosítója. Az érintett kölcsönzés az azonosító melletti gombra kattintva nyithatja meg.


7 Ajánlat adás (opcionális)

Az ajánlat adás és a hozzá kapcsolódó funkciók nem részei az alaprendszernek, ezért előfordulhat, hogy az ön által használt ION RENT-ben az alább leírt funkciók nem elérhetők.


7.1 Szolgáltatások

Az ajánlat adás során lehetőség van a kölcsönzött eszközök mellett szolgáltatásokkal is kiegészíteni az ajánlatot. A szolgáltatások feltöltéséhez a Törzsadatok -ra kattintva nyissa le a menüt, a szolgáltatások törzsadatainak megadásához kattintson a Szolgáltatás menüpontra. Új szolgáltatás felviteléhez kattintson az Új (Ins) gombra. Ekkor az alábbi beviteli felület jelenik meg:

Adja meg a szükséges adatokat. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Létrehoz (F2) gombra.



7.2 Összevont kategória

Az ajánlat adás során lehetőség van összegző ajánlat készítésére. Az összegző ajánlatban az összevont kategóriába felvett kategóriák alapján összevonja a rendszer az azonos kategóriába tartozó kölcsönzési tételeket. A összevont kategória megadásáhhoz a Törzsadatok -ra kattintva nyissa le a menüt, és kattintson a Összevont kategória menüpontra. Új összevonás felviteléhez kattintson az Új (Ins) gombra. Ekkor az alábbi beviteli felület jelenik meg:

A legördülő menüből válassza ki a kategóriát. Az adatok rögzítéséhez kattintson a Létrehoz (F2) gombra.



7.3 Szolgáltatás hozzáadása kölcsönzéshez

Nyissa meg a bővíteni kívánt kölcsönzést. Új szolgáltatás hozzáadásához kattintson az alfülön az Új (Ins) gombra.

Válassza ki a legördülő listából a mennyiséget. Ha a szolgáltatási napok száma eltér a kölcsönzésben megadott napok számától, adja meg a szolgáltatási napon számát.Adja meg a szolgáltatás mennyiségét. Ha szükséges módosítsa a listaárat és adja meg a kedvezmény százalékot.



7.4 Összesítő

Nyissa meg a kölcsönzést. Az összesítő megtekintéséhez kattintson az alfülre. Itt az ajánlat (kölcsönzés) összesített pénzügyi adatait találja. Az adatok tájékoztatást adnak, közvetlen módosításukra nincs lehetőség.



7.5 Ajánlat nyomtatása

Nyissa meg a kölcsönzést. Az ajánlat nyomtatásához kattintson az gombra. Itt az ajánlat (kölcsönzés) összesített pénzügyi adatait találja. Az adatok tájékoztatást adnak, közvetlen módosításukra nincs lehetőség.




8 Árlista

Nyissa meg a főmenüből a Lekérdezések menüben a Riportok menüt. A megnyíló fülön kattintson a riportok felsorolásában az Árlista feliratra. Ekkor megnyílik az fül.

Ha szükséges adja meg a szűrési feltételeket és az árlista elkészítéséhez kattintson PDF gombra.




9 Fénykép lista

Nyissa meg a főmenüből a Lekérdezések menüben a Riportok menüt. A megnyíló fülön kattintson a riportok felsorolásában az Fényképek feliratra. Ekkor megnyílik az fül.

Ha szükséges adja meg a szűrési feltételeket és a képes lista elkészítéséhez kattintson PDF gombra.




10 Kategorizált fénykép lista

Nyissa meg a főmenüből a Lekérdezések menüben a Riportok menüt. A megnyíló fülön kattintson a riportok felsorolásában az Fényképek kategóriánként feliratra. Ekkor megnyílik az fül.

Ha szükséges adja meg a szűrési feltételeket és a kategorizált képes lista elkészítéséhez kattintson PDF gombra.